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用好这8招让你的项目准时完工

  • 来源:项目管理者联盟
  • 发表于:2017-11-27 10:08:02
  • 点击:963

在项目管理中,经常会有数以百万计的人在项目完成的最后期限内努力奋斗着,他们一边要跟上时代的步伐,同时也要和项目繁忙的节奏保持同步,这是一件非常困难的事情。

  当项目完工的最后期限逐步逼近的时候,会让每个人受到的压力水平直线上升,很明显,设置项目的截止日期确实是有一些好处的,这些最后的期限可以确保项目按时完成,能够让项目成员有动力去完成任务,同时通过及时完成的项目让公司业务持续增长和前进,让组织中的每个人都能从中受益。

  但如何去成功的管理项目中任务的截止日期呢,按照下面的几步走其实非常简单。

  1、按时开始你的一天

  在项目中每天早上,项目成员花费时间喝杯咖啡,和朋友聊聊天,然后再开始登陆系统来准备一天的工作。实际上,如果每天能够早来几分钟,提前做好一切准备,那么你的一天会更有效率,良好的开始是成功的一半,这种按时开始的习惯要持续保持下去。

  2、 尽量不要分心

  项目中由于分心,通常会错过最后的期限,这些分心往往出现在你当前的工作中或者不断的在你的头脑中盘旋,你要知道如何触发它们并避免它们出现时很重要的。

  比如在工作中听音乐,会很容易被音乐吸引进去,如果是你一个财务人员,总是会有人不断的来和你沟通,那么在完成一项重要工作的时候,尽量关上门,积极主动的减少干扰对你的成功至关重要。

  3、强迫自己去工作,即使这样做很困难

  所有的事情都需要时间来完成,有的时候当你知道一个任务至少需要4个小时才能完成的时候,你可能没有足够的动力去开始。

  但是,如果你能够主动出击,通过任务分解来逐步完成每个步骤,它会显得更加容易,并在不知不觉间就已经完成了这个任务,并开始下一个任务。

  4、设置超过你期望的截止日期

  大多数项目并没有按照你想象的那样按照既定的时间完成,十之八九总会有意外出现,所以在你需要设置项目的截止日期时,要注意这种情况出现,避免在过程中喜欢“惊喜”。

  你可以做的最好的事情就是使可能需要完成的时间加倍,如果项目需要一个小时完成,则允许两个小时来完成,项目需要一个星期来做,那么给自己两个星期,如果你的时间不够,那么给自己最大的可能时间来完成任务,这样,会有更少的意外惊喜出现,你也会按照给定的最后期限完成项目。

  5、列出需要完成的事情

  任务列表能够帮助你保持专注于项目,对于任务列表的设置要从简单到最难,第二步是按照它们将要完成的顺序整理出来,有了这两张表,你可以开始去做两个最短的任务来热身,然后去专注的完成一个更难的任务。

  在此期间,可以通过切换不同难度的任务来让你的头脑保持刺激,让你觉得总是不断的有进步,这样可以避免你花费大量的时间在一个任务上从而阻塞了其它任务的完成,而这也同样可以帮助你按时完成所有的任务。

  6、不要等到最后一分钟

  你能做的最糟糕的事情之一是就等到最后一分钟来尝试和完成一个任务,没有任何工作能够在枪口底下很好的完成,而且一旦犯下严重的错误,就需要去弥补失去的时间。为了避免将自己置于这个尴尬的位置,一旦你接收到分配的任务,

  7、沟通进展

  保持彼此的持续沟通对于在到达期限前就能够成功是至关重要的,项目中每天的会议让每个人都知道他们当前所在项目的哪个阶段和具体进展。

  通过这些更新将有助于预先发现潜在的或延迟的问题,这样你就会再有机会来解决这些问题,而不是在最后一分钟争先恐后把所有的任务都堆叠在一起,要知道最后一分钟的争夺将会导致错误率倍增。

  8、让你的身体时刻保持最佳状态

  有的时候能够按时完成工作的原因往往是由于一顿饭的缘故,这也是让你时刻保持活力的原因。大多数人往往觉得难以达到项目的截止期限,于是不停的加班加点,忽略了吃饭和休息,最终的结果往往就是不断的让你的任务延迟,工作效率低下,而这些往往可以通过正常的休息来避免。

  设置一个合适的任务截止期限,如果你的任务需要在星期五完成,那么你就需要把任务状态设置成为所有人可以见到,这样可以避免有人占用你的大部分时间。对于项目中任务截止日期的管理可能会很紧张,但是善用上面的一些提示可能会帮助你节省时间和金钱并让所有人都会感到开心。


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