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解析项目集利益相关方的争取与收益

  • 来源:项目管理者联盟
  • 发表于:2017-08-22 10:56:12
  • 点击:3921

“利益相关方”并不是一个新鲜词汇,在公共管理和销售管理中人们经常谈到它。但是,把利益相关方管理作为项目管理一个单独的知识领域列出来,却是从《PMBOK指南》第5版开始的。这背后自然有着近年来大量成功与失败的项目实践支撑,才会促成对利益相关方争取的重视程度日益提升并取得广泛共识。

  从项目到项目集,从战略重要性、时间周期、规模、复杂度和环境动态程度等各个维度来衡量,实施的难度和风险都大大增加了。与项目相比,项目集的利益相关方争取更加复杂,也更具挑战性。

  利益相关方争取与收益管理的交互

  与项目管理的十大知识领域相比,项目集管理只有五个绩效域,但这五个绩效域之间的交互影响却更加紧密,也更加灵活了,尤其是其中的收益管理和利益相关方争取。

  与项目管理的理念有所不同,项目集管理除了强调产出之外,更重视产出所带来的收益,所以我们会说“收益是实施项目集的生命线”。收益,一方面对利益相关方争取具有重要的影响,例如,在某个里程碑节点上,项目集内某个组件项目的产出成果带来收益,对于项目集经理从组织内部或外部出资人争取下一阶段的投资无疑具有举足轻重的意义。另一方面,各个利益相关方对于项目集或支持或抵制的态度,以及某些利益相关方所具有的“改变项目集的进程和使项目集脱轨”的能力,也会极大影响项目集收益的取得。

  下面我们就以企业内部变革项目为例来看一下利益相关方对收益取得的影响。

  A公司是一家能源行业的科技创新型企业,主要业务是根据上级A集团的发展战略需要,开发新的工艺包产品,并以其为核心向外部客户提供从项目规划到实施运营的整体解决方案。

  2011年,A公司新任总经理上任伊始决定推进管理变革,引入IBM公司成熟的项目管理体系。整个项目管理体系由项目管理流程和制度、组织结构与任职资格、绩效指标等几部分构成。

  A公司的大部分中高层领导和技术骨干都是有美国、日本留学背景的科研技术人员,与大多数科研型企事业单位一样,公司的整体工作氛围相对宽松。很多人不喜欢传统工程企业那种围绕着节点工期、工时率这些概念的项目管理,他们认为,科研项目周期长、实施过程中目标可能会变化,工作任务具有很高的不确定性, 因此难以按照IT和工程项目的流程制度来进行管理。

  A公司总经理曾担任过集团董事长的秘书,管理风格比较强势,做事雷厉风行。项目实施初期进展很顺利,来自IBM的咨询团队所做的方案一次性顺利通过给集团领导层的中期汇报并获得一致好评。随后,各个制度流程的文档也如期交付,IBM咨询团队实施的项目顺利结束。

  但是,新的管理体系在推进几个月后,问题渐渐显露出来。很多项目绩效报告中填写的数据和信息不够准确,无法为项目阶段评审会提供决策分析依据。很多项目经理对新的项目文档模板抱怨很大,认为过于烦琐,很多数据的填写费时费力,耽误了“正事儿”。新成立的战略与项目管理部(属于公司职能部门,并不直接管理项目经理)为推进新制度的执行,将文档管理作为一项指标写进了项目经理的绩效考核中,有人为此甚至被免去了职务。此举虽然对新制度的推行暂时起到了一定效果,但也产生了严重的副作用:继任者在技术上威望不够、难以服众,造成该项目的进度出现了滞后。此后,越来越多的人加入批评新制度的行列中,认为它脱离公司的能力现状。渐渐的,更多的制度流程也流于形式了……

  对于这个案例而言,站在传统项目管理的角度,项目按照既定的时间、成本、质量目标交付了成果,从这个意义上可以说项目取得了成功。但是站在项目集管理的角度,在从成果向收益转化的过程中,因为利益相关方的因素,项目成果并未发挥它应有的价值,没有给企业带来预期的收益。从这个意义上说项目并没有取得成功。

  那么,这个案例有哪些值得我们反思和总结的呢?

  平衡利益相关方的支持和抵制,稳步推进变革

  “由于利益相关方通常视项目集收益为变革,所以在项目集层面争取利益相关方会变得具有挑战性。当人们对变革没有直接需求、没有参与、不理解变革的必要性或只关注变革对自身(利益)带来的影响时,通常情况下有抵制变革的习性。” 在这个组织变革项目的案例中,在高管层面,积极的推动者似乎只有项目发起人——公司总经理,他属于从集团总部空降下来的领导者,急于出政绩, 大刀阔斧地推进变革。但毕竟根基尚未稳固,真正的拥护者并不太多。而其他大多数中高层领导大都倾向于以往不那么强调目标结果导向的管理风格。随着变革的实施,他们也没有看到给自己带来什么收益。这时,他们其实更多的是在观望。

  在执行层面,因为各个不同专业领域之间的技术门槛过高,所以IBM 的咨询团队没有提出采用强矩阵的组织形式。只是在公司层面组建了战略与项目管理部,具体负责牵头推动项目管理制度流程体系的落地。这个新部门相当于弱矩阵环境下的PMO,部门主任及其团队毫无疑问成了项目成果转化的积极推动者。但毕竟这是一个本次变革后新成立的部门,虽然他们可以直接向总经理汇报,看似权力很大,但其实掌控的资源有限,影响力也有限。而站在业务的角度上看, 项目的实权其实是掌握在各技术中心的经理手中,因为项目经理(变革成果的使用者,重要的利益相关方)是由各中心经理提名和任命的并直接汇报给他们。如果这些人不支持变革, 甚至暗中抵制变革的话,项目成果向收益转化就难上加难了。那么,在这种情势下,变革的推动者是怎样平衡利益相关方的呢?

  “项目集经理应该在两类活动之间建立起一种平衡:一类是减轻对项目集持负面态度的利益相关方的消极影响的活动;另一类是鼓励把项目集看作正面贡献的利益相关方的积极支持的活动。”在本案例中,作为变革发起人,公司总经理并未对持正负态度的双方力量进行对比衡量,也没有对持负面态度的力量背后的原因和动机进行深入分析,而是直接采取了简单粗暴的做法,将收益转化的目标直接与使用者(项目经理)的切身利益挂钩,致使人人自危,于是项目经理们自然开始抱团抵制。他们背后的各技术中心经理们,本来就担心新制度的推行会削弱自己对项目的掌控力度,这下开始更加积极抵制了。而这些中心经理的态度也传递到了公司高层。逐渐的,高层内部也开始出现了不同的声音,起了微妙的变化,总经理慢慢变得势单力薄起来。虽然表面上看战略与项目管理部还按照新的制度流程来组织项目评审会议,项目经理们也定期提交周报、月报等报告, 但只是“新瓶装旧酒”而已,这次的变革实质上已经失败了。


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